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國(guó)際貨代精英（微信：BJFJTD）為你精心整理（業(yè)務(wù)熱線 石先生 13581811781，歡迎垂詢）

為規(guī)范貨代日常工作，明確各崗位權(quán)責(zé)，加強(qiáng)各部門、各崗位協(xié)調(diào)配合，特制定本流程和規(guī)范。

1 風(fēng)范自律

1）、遵規(guī)守紀(jì)：嚴(yán)格遵守各項(xiàng)制度規(guī)范要求做個(gè)合格的貨代人。

2）、細(xì)致耐心：認(rèn)真對(duì)待每件事情盡職盡責(zé)做好本職工作。

3）、熱心誠(chéng)摯：持續(xù)為客戶提供專業(yè)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4）、誠(chéng)懇好學(xué)：不斷提升自身服務(wù)能力和綜合素質(zhì)。

5）、快捷高效：及時(shí)準(zhǔn)確有效地服從執(zhí)行上級(jí)指令。

6）、忠誠(chéng)奉獻(xiàn)：積極努力為團(tuán)隊(duì)進(jìn)步發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

7）、團(tuán)結(jié)互助：胸懷寬容博愛(ài)的團(tuán)隊(duì)共建精神。

2 崗位職責(zé)

依據(jù)工作需要和工作環(huán)節(jié)主要設(shè)立部門經(jīng)理、部門主管、操作、調(diào)度、文件、客服和銷售等崗位，各崗位相輔相成，構(gòu)成貨代公司完整的運(yùn)作機(jī)制。

2.1、職位與職權(quán)

2.1.1 部門經(jīng)理

1）、管理團(tuán)隊(duì)的組建、分工、培訓(xùn)和提升。

2）、配合公司戰(zhàn)略發(fā)展，籌劃、推進(jìn)和評(píng)估本部門的長(zhǎng)短期目標(biāo)。

3）、各下級(jí)部門總體運(yùn)作的計(jì)劃、協(xié)調(diào)、推進(jìn)和評(píng)估。

2.1.2 部門主管

1）、部門團(tuán)隊(duì)的組建、管理、培訓(xùn)和提升。

2）、部門日常運(yùn)作的協(xié)調(diào)、推進(jìn)和評(píng)估。

3）、對(duì)內(nèi)與對(duì)外報(bào)價(jià)的更新、發(fā)布和核批。

4）、業(yè)務(wù)的受理、指派和跟蹤。

5）、市場(chǎng)目標(biāo)的制定、推進(jìn)和評(píng)估。

2.1.3 操作

1）、業(yè)務(wù)的審核、操作和跟蹤。

2）、費(fèi)收的核實(shí)、確認(rèn)和輸入。

3）、業(yè)務(wù)的完結(jié)、統(tǒng)計(jì)和分析。

2.1.4 調(diào)度

1）、門點(diǎn)服務(wù)/倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)的受理、協(xié)調(diào)和安排。

2）、門點(diǎn)服務(wù)/倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)的跟蹤、反饋和完結(jié)。

3）、月度統(tǒng)計(jì)、分析與評(píng)估。

2.1.5 文件

1）、提單的確認(rèn)、核對(duì)和簽發(fā)。

2）、操作的日常事務(wù)助理。

3）、月度統(tǒng)計(jì)和分析。

2.1.6 客服

1）、業(yè)務(wù)的受理、指派和跟蹤。

2）、報(bào)價(jià)的對(duì)外發(fā)布、跟蹤和核實(shí)。

3）、客戶日常操作維護(hù)。

2.1.7 銷售

1）、業(yè)務(wù)的報(bào)價(jià)、攬取和跟蹤。

2）、報(bào)價(jià)的對(duì)外發(fā)布、跟蹤和核實(shí)。

3）、客戶日常銷售維護(hù)。

2.2、職權(quán)與職責(zé)

2.2.1 經(jīng)理管理

部門經(jīng)理和主管對(duì)部門內(nèi)日常事務(wù)和人員具有指派工作、協(xié)調(diào)次序、管理決策的權(quán)力和義務(wù)。

2.2.2 權(quán)責(zé)對(duì)應(yīng)

部門內(nèi)所有人員應(yīng)依據(jù)各自所在職位的職權(quán)配置，積極主動(dòng)盡職盡責(zé)地完成日常本職工作。

2.2.3 能動(dòng)互助

部門內(nèi)所有人員應(yīng)重視自我促進(jìn)業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，積極主動(dòng)協(xié)助關(guān)聯(lián)職位成員完成日常本職工作。

2.3、個(gè)人與團(tuán)隊(duì)

1）、對(duì)任何事件，各成員應(yīng)首先積極主動(dòng)第一時(shí)間處理。

2）、對(duì)超越自身處理能力或不能清晰判斷處理結(jié)果的要求或事件，需立即請(qǐng)示上級(jí)要求協(xié)助，并依據(jù)上級(jí)的指令或指導(dǎo)及時(shí)處理并反饋、總結(jié)。

3）、各職員日常應(yīng)積極主動(dòng)學(xué)習(xí)積累有利于改善本職工作的知識(shí)和資源，持續(xù)提升團(tuán)隊(duì)實(shí)力和個(gè)人素質(zhì)。

4）、各成員應(yīng)積極協(xié)助和指導(dǎo)有需要的部門成員。

5）、待物客觀公正，做事寬容耐心，不意氣用事。

3 操作流程

根據(jù)海運(yùn)貨代的工作特征，日常工作一般劃分為接單、訂艙、拖車/內(nèi)裝、報(bào)關(guān)、文件、收費(fèi)和其他等各環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)相輔相成。

本流程即是各崗位的工作指導(dǎo)，也作為主管評(píng)判各崗位工作達(dá)標(biāo)與否的標(biāo)準(zhǔn)。

3.1、接單部分

接單原則上應(yīng)成為日常中“最優(yōu)先”的工作環(huán)節(jié)，一般要求接單必須快捷、高效，第一時(shí)間確認(rèn)業(yè)務(wù)的可操作性并予以安排。

接單員一般要求自接到委托書后15分鐘內(nèi)完成以下三部分基本信息的確認(rèn)：

注：對(duì)于部分無(wú)法短時(shí)間內(nèi)確認(rèn)的信息，依然必須及時(shí)安排并予以跟蹤，如根據(jù)客戶和操作需要流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)，先安排流轉(zhuǎn)后跟進(jìn)處理，以保證下一環(huán)節(jié)的有序操作。

1）、審核客戶委托內(nèi)容和確認(rèn)客戶服務(wù)要求（客服或接單員）

——（1）接單員必須預(yù)先審核客戶的委托內(nèi)容

客戶給的《訂艙委托書》需顯示但不限于：托運(yùn)人/發(fā)貨人、船公司/船期、起運(yùn)港、目的港/中轉(zhuǎn)港、貨名、箱型/柜量、運(yùn)價(jià)條款與運(yùn)價(jià)、托運(yùn)人的簽字或蓋章等。

——（2）接單員必須預(yù)先確認(rèn)客戶服務(wù)要求（客服或接單員）

普通服務(wù)要求一般包括是否需要：到/預(yù)付訂艙、拖車/內(nèi)裝、商檢和報(bào)關(guān)等。

對(duì)于拖車/內(nèi)裝、商檢和報(bào)關(guān)的服務(wù)要求，必須同時(shí)確認(rèn)貨物和單證備齊時(shí)間、服務(wù)要求時(shí)間等，注明在客戶《訂艙委托書》上。

特殊服務(wù)要求一般包括是否需要：普通服務(wù)外其他的附加服務(wù)。

對(duì)于特殊服務(wù)要求，必須得到部門主管和/或其他相關(guān)職能的核批后才可以接受和安排。

2）、運(yùn)價(jià)核對(duì)、確認(rèn)（客服或接單員）

客服人員收到《訂艙委托書》后，必須對(duì)運(yùn)價(jià)和其他服務(wù)費(fèi)用進(jìn)行確認(rèn)。

——（1）對(duì)來(lái)自銷售部的業(yè)務(wù)，須與銷售員核對(duì)運(yùn)價(jià)和其他服務(wù)費(fèi)用是否正確，并由銷售員在《訂艙委托書》上簽字確認(rèn)，然后再向相應(yīng)船公司訂艙。

注：特殊情況可先口頭與銷售員確認(rèn)，待銷售員返回公司再補(bǔ)簽字確認(rèn)。

——（2）對(duì)于公司業(yè)務(wù)，須與市場(chǎng)相關(guān)人員或航線主管人員及時(shí)確認(rèn)后再安排訂艙。

3）、艙位確認(rèn)（客服或接單員）

根據(jù)客戶委托，確認(rèn)并反饋符合要求的艙位。

3.2、訂艙部分

一般要求預(yù)定開(kāi)船日7天前必須安排訂艙，對(duì)可以提前接受委托的船公司應(yīng)爭(zhēng)取頭批訂艙，旺季時(shí)根據(jù)市場(chǎng)情況適當(dāng)提前。

一般要求在預(yù)定開(kāi)船日5工作日前完成訂艙，對(duì)于該時(shí)間限制以內(nèi)的業(yè)務(wù)委托一般要求在接單日內(nèi)完成訂艙，最遲一個(gè)工作日內(nèi)完成訂艙。

1）、新建委托（訂艙操作員）

訂艙操作員必須及時(shí)在操作系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建業(yè)務(wù)編號(hào)、新建業(yè)務(wù)檔案，輸入業(yè)務(wù)有關(guān)數(shù)據(jù)。輸入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)包括但不限于：業(yè)務(wù)各屬性、收發(fā)貨人信息、服務(wù)要求、提單要求、船名航次（如可能）、開(kāi)船日期、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港、目的港、箱型箱量、貨名與數(shù)量，以及代理（如需要）等。

2）、訂艙過(guò)程（訂艙操作員）

訂艙過(guò)程包括以下環(huán)節(jié)：膳制與發(fā)送《訂艙委托書》、訂艙號(hào)或提單號(hào)確認(rèn)、預(yù)配和報(bào)關(guān)艙單發(fā)送確認(rèn)、中轉(zhuǎn)港代碼確認(rèn)和場(chǎng)站收據(jù)制作等，任何一環(huán)節(jié)未完成均視為訂艙未完畢。

訂艙完畢后，應(yīng)及時(shí)將配艙信息輸入操作系統(tǒng)，輸入時(shí)應(yīng)確保準(zhǔn)確，并特別注意以下信息：船公司名稱、訂艙號(hào)或提單號(hào)、船名航次、開(kāi)船日期、箱型箱量以及運(yùn)費(fèi)/運(yùn)輸條款等信息。

3）、艙位通知（訂艙操作員）

無(wú)論是否需要我司代為提供當(dāng)?shù)馗黜?xiàng)服務(wù)，訂艙確認(rèn)書或配船通知單等都必須第一時(shí)間通知客戶，確保上面的訂艙號(hào)與船名航次清晰、準(zhǔn)確，以免造成混淆。

如有問(wèn)題，積極配合客戶跟蹤處理預(yù)配和海關(guān)艙單等方面問(wèn)題。

3.3、拖車/內(nèi)裝（調(diào)度）

客戶委托的拖車、內(nèi)裝和/或報(bào)關(guān)等要求，必須根據(jù)船公司、碼頭、貨物性質(zhì)和市場(chǎng)環(huán)境等情況予以預(yù)先審核，對(duì)存在隱患的不合理安排盡量同客戶協(xié)商調(diào)整并告知理由和風(fēng)險(xiǎn)。

1）、拖車安排

——（1）得到相關(guān)銷售或客服確認(rèn)后方能安排。

——（2）根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的拖車時(shí)間；如果同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn)。

——（3）安排拖車前，根據(jù)前期約定的拖車服務(wù)時(shí)間要求，提前2工作日與客戶再次確認(rèn)裝柜時(shí)間及地點(diǎn)。

——（4）同客戶確認(rèn)時(shí)間要求后，在同一工作日及時(shí)把信息通知拖車進(jìn)行服務(wù)要求預(yù)約。

——（5）向拖車下委托的時(shí)間，一般最遲必須在提供拖車服務(wù)時(shí)間的前一工作日的中午之前，并在當(dāng)日下午4點(diǎn)前確認(rèn)安排（包括拖車是否已經(jīng)打單領(lǐng)取設(shè)備交接單、提箱地點(diǎn)的確認(rèn)以及空箱狀況確認(rèn)）。

對(duì)于冷柜等特種柜業(yè)務(wù)，必須同船公司確認(rèn)空箱狀況，必要時(shí)通知船公司提箱時(shí)間。

——（6）安排拖車時(shí)，需向拖車發(fā)出書面委托。清晰注明配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號(hào)/提單號(hào)、箱型箱量、起運(yùn)港和中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等）、裝柜時(shí)間、裝柜地點(diǎn)、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話、協(xié)議費(fèi)用等。

——（7）必要情況下，應(yīng)要求拖車提供司機(jī)姓名、手機(jī)號(hào)碼、車牌號(hào)、柜號(hào)、鉛封號(hào)，并報(bào)給工廠。

——（8）跟蹤裝箱、重箱返回、進(jìn)港集港等。

——（9）其他注意事項(xiàng)。

注：在船公司的免費(fèi)用箱期內(nèi)安排拖柜進(jìn)場(chǎng)，避免發(fā)生額外費(fèi)用。若發(fā)生超堆費(fèi)、超期柜租等額外費(fèi)用，需立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)并登記。

對(duì)于客戶取消業(yè)務(wù)退關(guān)等情況，需確認(rèn)是否發(fā)生安排拖車等前期費(fèi)用。若發(fā)生打單費(fèi)等，需立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)并登記。

2）、內(nèi)裝安排

——（1）得到相關(guān)銷售或客服確認(rèn)后方能安排。

——（2）根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的裝箱時(shí)間，如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn)。

——（3）根據(jù)前期約定的到貨時(shí)間，提前1工作日與客戶再次核實(shí)送貨時(shí)間和預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間，必要時(shí)讓客戶提供送貨司機(jī)聯(lián)系方式。

——（4）向倉(cāng)庫(kù)做內(nèi)裝委托，需向倉(cāng)庫(kù)發(fā)出書面委托。如有裝箱說(shuō)明或打托要求，與委托一同發(fā)給內(nèi)裝倉(cāng)庫(kù)或堆場(chǎng)。委托需清晰顯示配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號(hào)/提單號(hào)、箱型箱量、起運(yùn)港和中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等）、裝柜時(shí)間、貨物數(shù)據(jù)（包括件數(shù)、毛重、體積）、協(xié)議費(fèi)用等。

——（5）向倉(cāng)庫(kù)委托時(shí)間，一般最遲必須在預(yù)約貨物裝箱時(shí)間的前一工作日的中午之前，并在當(dāng)日下午4點(diǎn)前確認(rèn)安排（包括倉(cāng)庫(kù)是否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、提箱點(diǎn)的確認(rèn)、空箱狀況確認(rèn)）。

——（6）向倉(cāng)庫(kù)委托時(shí)，必要時(shí)應(yīng)注明提空柜的時(shí)間要求。

——（7）跟蹤到貨情況。如果貨物有問(wèn)題如包裝破損等，必須第一時(shí)間反饋給客戶，待客戶確認(rèn)好后，再進(jìn)一步操作。

——（8）跟蹤裝箱、進(jìn)港集港等。如客戶要裝箱照片，應(yīng)提前通知倉(cāng)庫(kù)。

3.4、報(bào)關(guān)部分（操作員）

——（1）得到相關(guān)銷售或客服確認(rèn)后方能安排。

——（2）根據(jù)船公司、碼頭、航線和貨物等情況，前瞻判斷合適的報(bào)關(guān)時(shí)間。如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn)。

——（3）最遲在同客戶約定報(bào)關(guān)日期的前一工作日，再次同客戶確認(rèn)報(bào)關(guān)資料的發(fā)送情況。

——（4）收到報(bào)關(guān)資料后應(yīng)第一時(shí)間對(duì)報(bào)關(guān)資料進(jìn)行預(yù)審，有問(wèn)題立即處理。

——（5）在約定的報(bào)關(guān)日期前一工作日下班前，把完整的報(bào)關(guān)資料送報(bào)關(guān)行。

——（6）對(duì)于報(bào)關(guān)資料，要求復(fù)印留底。

——（7）跟蹤反饋報(bào)關(guān)結(jié)果。如客戶要預(yù)錄單，應(yīng)及時(shí)提供。

3.5、文件部分

1）、提單確認(rèn)（文件員/制單員）

——（1）提單確認(rèn)件的膳制和發(fā)送

提單確認(rèn)件的膳制和發(fā)送要及時(shí)，一般預(yù)定開(kāi)船日2個(gè)工作日前必須發(fā)送。

——（2）催促提單確認(rèn)件

一般預(yù)定開(kāi)船日前一工作日必須從客戶獲取完整、正確的提單確認(rèn)件。

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